Die Zielsetzung des Bereichs MOTIVIEREN & VERÄNDERN ist es, gemeinsam mit Verantwortlichen und Mitarbeitenden der Gemeinde einen Veränderungsprozess zu initiieren und zu gestalten, um die Möglichkeiten der Digitalisierung in die Abläufe der Gemeindearbeit einzuflechten. Wichtig ist hierbei, Beteiligung der Gemeinde zu ermöglichen und auch Mitarbeitende einzubinden, die dem Vorhaben zögerlich gegenüber stehen.
Kernempfehlung: Sinnhaftigkeit von Digitalisierung gemeinsam als Team vermitteln!
Digitalisierung und die dadurch notwendigen Veränderungen sorgen bei vielen Menschen für Unsicherheit und teilweise auch Ablehnung. Veränderungen in der Gemeinde können z.B. die Ausrichtung auf neue Zielgruppen, das Anpassen und Standardisieren von Abläufen oder auch der Einsatz von technischen Tools bedeuten.
Dies als Veränderungsprozesse explizit wahrzunehmen und als solche innerhalb der Mitarbeitenden rechtzeitig zu kommunizieren, ist ein zentraler Punkt. Wenn neue Zielgruppen „einfach“ angesprochen werden, Abläufe „einfach“ angepasst werden oder Tools „einfach“ eingeführt werden ohne begleitenden Beteiligungs- und Veränderungsprozess, werden haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitende übergangen und werden schlimmstenfalls den Weg nicht mitgehen. Das kann zum Scheitern der ursprünglich gut gemeinten Veränderungen führen.
Daher müssen diese Veränderungsprozesse geplant und „gemanagt“ werden. Das beginnt beim Wahrnehmen des bisherigen Vorgehens und bei der Analyse der Rahmenbedingungen. Wichtig ist, mit diesem strategischen Bereich zu beginnen, wenn Digitalisierungsvorhaben in der Gemeinde geplant werden. Je besser der Veränderungsprozess geplant wird und je eher damit begonnen wird, desto größer sind die Chancen, Mitarbeitende zu motivieren und zu beteiligen.
Das geschieht nicht auf Zuruf und auch nicht von heute auf morgen. Veränderungsprozesse brauchen Zeit, Geduld im Umgang miteinander und manchmal auch einen langen Atem. Im Folgenden wird ein mögliches Vorgehen beschrieben, das diese Aspekte berücksichtigt.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung für Gemeinden, die Veränderungsprozesse beginnen, wurde von Heiner Mausemund aus Essen entwickelt. Als Pfarrer und Berater kennt er Veränderungen in Gemeinden und hat eine mögliche Vorgehensweise in einem Leitfaden zum Change-Management festgehalten.
Das im Folgenden beschriebene Vorgehen für Gemeinden bezieht u.a. die Erkenntnisse aus dem o.g. Leitfaden mit ein.
1. Entschluss zur Veränderung
Bevor ein Veränderungsprozess beginnen kann, müssen sich Pfarrperson wie auch Leitungsteam (z.B. Kirchengemeinderat) einig sein, dass die Veränderung sein soll und muss. Hierfür eine Entscheidung zu treffen, ist wichtig.
2. Team gründen
Dass die Pfarrperson oder Gemeindeleiter voll hinter den Veränderungen bzw. dem Thema Digitalisierung in der Gemeinde steht und dieses unterstützt, ist Voraussetzung für einen gelingenden Prozess. Darüber hinaus ist es wichtig, ein Team zu haben, das den Veränderungsprozess begleitet. Das kann die Gemeindeleitung (KGR, KV, …) oder ein neu zu gründendes Digitalteam sein. Idealerweise setzt sich das Digitalteam aus Menschen zusammen, die unterschiedliche Hintergründe und Arbeitsfelder mitbringen und daher verschiedene Sichten auf das Thema einbringen können.
3. Bestehendes analysieren und wahrnehmen
Um Veränderung zu beginnen und Digitalisierung in der Gemeinde einzuführen, ist es wichtig, die konkrete derzeitige Situation zu betrachten. Die Abläufe und das Vorgehen in den jeweiligen Bereichen, die Tools und die eingesetzte Technik. Das hilft die Situation einzuschätzen, das bezieht die Mitarbeitenden mit in den Prozess ein und ermutigt, Veränderungen durchzuführen.
4. Fragen entwickeln – Antworten erarbeiten – Vorgehen planen
In den nachfolgend genannten Ausprägungsstufen finden Sie Fragestellungen, deren Beantwortung für das jeweilige Vorgehen wichtig sind. Das geschieht im Team. Dabei ist wichtig, alle Meinungen zu hören und wahrzunehmen. Die gemeinsam gefundenen Antworten und entwickelten Ergebnisse werden schriftlich festgehalten. Daraus werden Schritte abgeleitet, die künftig gegangen werden. Überschaubare Zeiteinheiten (Wochen oder Monate) helfen, konkret zu werden. Zuständigkeiten müssen definiert werden, damit klar ist, wer sich um was kümmert.
5. Widerstände einkalkulieren
Nicht alle Mitarbeitenden mögen Veränderungen und reagieren daher zunächst ablehnend. Veränderungsprozesse folgen einer eigenen Dynamik. Diese zu kennen, ist wichtig, um auch bei den Verantwortlichen im Team Frustration zu vermeiden. Die „Kurve der Veränderung“ ist als Modell zum Verstehen hier gut geeignet. Im Leitfaden zum Change-Management sind die verschiedenen Phasen genau beschrieben.
Auch das genannte „Haus der Veränderung“ (s. unten) kann Verantwortlichen helfen, Widerstände zu verstehen und darauf zu reagieren. Es stellt durch verschiedene Räume dar, dass Veränderung in Phasen geschieht und sich entwickelt. Die Phasen (beginnend im Raum der Selbstzufriedenheit) müssen durchlaufen werden, um dann im Raum der Erneuerung anzukommen. Weiterführende Links zu Erklärung der Phasen und Räume:
Um Widerstände zu reduzieren, muss deutlich werden, weshalb Veränderungen nötig sind. Klarheit, Transparenz und Teilhabe sind unerlässlich für den Veränderungsprozess. Sorgen und Ängste müssen ernstgenommen werden. Nicht selten können aus Widerständen wichtige Hinweise, für eine nutzenorientierte Umsetzung, gewonnen werden – auch und besonders im Hinblick auf Digitalisierung.
Die „Kurve der Veränderung“ ist als Modell zum Verstehen hier gut geeignet. Im Leitfaden zum Change-Management sind die verschiedenen Phasen genau beschrieben. Das „Haus der Veränderung“ kann Verantwortlichen helfen, Widerstände zu verstehen und darauf zu reagieren.
6. Meilensteine und Erfolge feiern
Sowohl für haupt- als auch ehrenamtlich Mitarbeitende ist wichtig, die bereits gegangenen Schritte im Rückblick zu sehen und zu merken, was sich schon verändert hat, und wo noch weiterer Bedarf ist. Dabei darf Digitalisierung nie als Projekt angesehen werden. Ein Projekt hat einen definierten Beginn und Ende. Digitalisierung wird sich entwickeln und weitergehen und daher nie abgeschlossen sein. Veränderung insbesondere im Bereich der Digitalisierung ist ein ständiger Prozess. Diesen aktiv zu gestalten ist Aufgabe und Chance zugleich. Sich an bereits erreichten Teilerfolgen zu freuen und diese zu feiern, ermutigt die Beteiligten für die nächsten Schritte.
Zielsetzung
Aus der Umsetzung dieses Bausteins werden sich erste Ideen ergeben, die dann mit anderen aus der Gemeinde geteilt werden und ihre Einschätzung eingeholt werden kann.
Hintergrund
Wichtig ist vor allem, anzufangen. Bei zu langen Planungen und ausgetüftelten Gesamt-Konzepten dauert es meist lange, bis Veränderung und Verbesserung spürbar wird. Das sollte vermieden werden. Im Umkehrschluss bedeutet das jedoch nicht, in ziellosen Aktivismus zu verfallen und irgendetwas zu machen.
Lohnend kann daher sein, die verschiedenen Elemente und Entwicklungsstufen des Baukastens mit den folgenden inneren Fragestellungen zu lesen.
Vorgehen und Werkzeuge
Die o. g. Fragestellungen werden im Keis von Verantwortlichen (z.B. KGR, KV, Digitalteam,…) diskutiert. Dabei ist wichtig, alle Meinungen zu hören und wahrzunehmen. Die gemeinsam gefunden Antworten und entwickelten Ergebnisse werden schriftlich festgehalten. Daraus werden Schritte abgeleitet, die künftig gegangen werden. Überschaubare Zeiteinheiten ( Wochen oder Monate) helfen, konkret zu werden. Zuständigkeiten müssen definiert werden, damit klar ist, wer sich um was kümmert. Wenn die Ergebnisse eines anderen Kreises der Gemeinde (Jugendarbeit, Diakonie,…) vorgestellt werden, kann dadurch wertvolles Feedback gewonnen werden, das in den weiteren Prozess einfließen kann.
Fragestellungen
Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden
Digitalisierung ist kein Projekt mit definiertem Anfang und Ende. Um die Veränderung zu begreifen und zu leben, muss klar sein, dass Digitalisierung zur Bewegung werden muss. Das ist ein ständiger Prozess der Weiterentwicklung, mit fortschreitender Geschwindigkeit. Diese Veränderung muss in den Gemeinden und in den Köpfen der Mitarbeitenden ankommen. Das geht nicht von heute auf morgen und nicht auf Anordnung. Es geht darum, den (Gemeinde-) Alltag, die Denk- und Arbeitsweisen zu verändern. Das braucht in der Regel Zeit.
Zielsetzung
Die Umsetzung dieses Bausteins bringt nicht nur Arbeitserleichterung, sondern beteiligt Menschen mit ihren Fähigkeiten und schafft zusätzlich eine breitere Basis für das Thema innerhalb der Gemeinde
Hintergrund
Veränderung zu leben, bedeutet auch, dass die Pfarrperson voll hinter dem Thema Digitalisierung in der Gemeinde steht und dieses unterstützt - aber nicht alles selbst macht. Daher ist es gut, bei den grundsätzlichen Überlegungen zu ersten Schritten mitzudenken, wer was übernehmen kann. Die (zusätzlichen) Aufgaben zur Digitalisierung in der Gemeinde dürfen nicht bei einer Person hängen bleiben. Idealerweise wird für den neuen Bereich der digitalen Aktivitäten eine verantwortliche Person zur Koordination gewonnen, die die Digitalisierungs-Aufgaben nach und nach auf weitere Ansprechpersonen verteilt und alle digitalen Aktivitäten koordiniert.
Vorgehen und Werkzeuge
Die o. g. Fragestellungen werden im Keis von Verantwortlichen (z.B. KGR, KV, …) diskutiert. Es wird notiert, welche Personen aus der Gemeinde für ein Digitalteam angefragt werden sollen. Folgende Personengruppen sollten zusätzlich in den Blick genommen werden:
Insgesamt sollte das Team aus max. 8-10 Personen bestehen, um lange Abstimmungszeiten zu vermeiden. Ein monatliches Treffen ist empfehlenswert, ermöglicht kontinuierliches Arbeiten und überfordert die Beteiligten nicht zu sehr. Für jedes Treffen wird eine Agenda entwickelt und ein Ergebnisprotokoll geschrieben, das Verantwortlichkeiten und Termine zur Fertigstellung der vergebenen Aufgaben enthält.
Fragestellungen
Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden
Wenn Digitalisierungsaufgaben begonnen werden, bestimmen die Konsequenz der Umsetzung und Einübung maßgeblich über den Erfolg. Es ist zutiefst menschlich, immer wieder in frühere Verhaltensmuster zu verfallen und dann die neue Erkenntnis, das veränderte Vorgehen oder die angepasste Kommunikation zu vernachlässigen. Beispielsweise ist hier die Nutzung von kollaborativen Plattformen wie MS Teams zur Kommunikation oder die konsequente Ablage von Dokumenten im Cloud Speicher zu nennen. Wenn hier nicht konsequent gelebt wird, was beschlossen und eingeführt ist, schmälert dies den Erfolg der Digitalisierung und man bliebt als Gemeinde weit hinter dem zurück, was möglich wäre. Daher ist es gut, wenn Aufgaben verteilt werden inkl. der dafür notwendigen Verantwortung. So können Maßnahmen nachverfolgt werden und auch ggf. höflich daran erinnert werden.
Zielsetzung
Am Ende der Zielbilderstellung stehen ein bis zwei markante Sätze (grobes „Digitalzielbild“) für die Gemeinde, die beschreiben, wohin sich die Gemeinde im digitalen Raum entwickeln soll.
Hintergrund
Ein Zielbild für die eigene Gemeinde zu haben ist wichtig, denn es macht transparent und vorstellbar, wohin sich die Gemeinde entwickeln soll. Das ist für das Gemeindeleben insgesamt zentral – für das Engagement im digitalen Raum aber noch wichtiger. Dabei wird das „Digitalzielbild“ nicht losgelöst, sondern eng verzahnt aus der Gemeindekonzeption entwickelt. Das digitale Zielbild wird nicht für immer festgeschrieben, sondern hat meist eine definierte Laufzeit von ca. 5 Jahren und kann dann angepasst oder fortgeschrieben werden. Idealerweise wird das „Digitalzielbild“ im Team von Haupt- und Ehrenamtlichen aus der Gemeinde entwickelt. Unterstützung bieten Gemeindeberater der Landeskirchen.
Vorgehen und Werkzeuge
Anknüpfend an das analoge Zielbild der Gemeinde werden auf Leitungsebene die o.g. Fragestellungen bearbeitet. Zentraler Gedanke muss sein: Warum gibt es uns als Gemeinde und was ist der Kern unserer Arbeit? Im nächsten Schritt werden die Aussagen aus dem analogen Zielbild hinsichtlich der digitalen Möglichkeiten überprüft. Was bedeutet dies im digitalen Raum? Wie können digitale Elemente helfen, das Ziel zu erreichen?
Daraus entstehen Elemente für ein digitales Zielbild, das für verschiedene Arbeitsbereiche der Gemeinde im Detail ausformuliert wird.
Fragestellungen
Zielsetzung
Durch die Initiierung eines ehren- und hauptamtlichen „Digitalteams“ bedient man sich der in der Gemeinde vorhandenen Fähigkeiten und schafft eine Basis der Multiplikation und Transparenz. Ganz nebenbei wird dadurch eine Verteilung der gedanklichen und operativen Arbeit auf mehrere Personen erreicht.
Hintergrund
Dass die Pfarrperson voll hinter dem Thema Digitalisierung in der Gemeinde steht und unterstützt, ist wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Digitalisierungsvorhaben. Immerhin geht es nicht nur darum, ein paar technische Tools einzuführen oder die Homepage neu zu machen. Es geht um Veränderung – und das muss gewollt und gewünscht sein. Daher ist es gut, in einer frühen Phase Menschen einzubinden, die Veränderung wollen und mitziehen. Die Initiierung eines „Digitalteams“ aus haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden hat sich in der Praxis bewährt. Ein Team, das bereit ist zu planen, zu reflektieren und umzusetzen. Im Team wird das gemeinsame Digitalisierungsvorhaben der Gemeinde besprochen, die Ideen reflektiert und die Umsetzung geplant.
Vorgehen und Werkzeuge
Die o. g. Fragestellungen werden im Keis von Verantwortlichen (z.B. KGR, KV, …) diskutiert und notiert, welche Personen aus der Gemeinde für ein Digitalteam angefragt werden sollen. Folgende Personengruppen sollten zusätzlich in den Blick genommen werden:
Insgesamt sollte das Team aus max. 8-10 Personen bestehen, um lange Abstimmungszeiten zu vermeiden. Ein monatliches Treffen ist empfehlenswert, ermöglicht kontinuierliches Arbeiten und überfordert die Beteiligten nicht zu sehr. Für jedes Treffen wird eine Agenda entwickelt und ein Ergebnisprotokoll geschrieben, das Verantwortlichkeiten und Termine zur Fertigstellung der vergebenen Aufgaben enthält.
Fragestellungen
Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden
Zielsetzung
Das detaillierte Zielbild basiert auf der Zielbilderstellung aus dem Modell M und beschreibt ausführlicher, wohin sich ihre Gemeinde im digitalen Raum entwickeln soll. Das detaillierte Zielbild wird in regelmäßigen Abständen (Jahresrhythmus) gemeinsam überprüft und ggf. angepasst.
Hintergrund
Geht die Ausprägungsstufe M von einem groben Digitalzielbild aus, ist bei Ausprägungsstufe L eine weitere inhaltliche und terminliche Detailierung vorgesehen.
Vorgehen und Werkzeuge
Anknüpfend an das analoge Zielbild der Gemeinde werden auf Leitungsebene die o.g. Fragestellungen bearbeitet. Zentraler Gedanke muss sein: Warum gibt es uns als Gemeinde und was ist der Kern unserer Arbeit? Im nächsten Schritt werden die Aussagen aus dem analogen Zielbild hinsichtlich der digitalen Möglichkeiten überprüft. Was bedeutet dies im digitalen Raum? Wie können digitale Elemente helfen, das Ziel zu erreichen?
Daraus entstehen Elemente für ein digitales Zielbild, das für verschiedene Arbeitsbereiche der Gemeinde im Detail ausformuliert und regelmäßig gemeinsam überprüft wird.
Fragestellungen
Neben den Fragestellungen unter M können weitere zusätzliche Fragestellungen hilfreich sein:
Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden
Zielsetzung
Die Suche nach einer Person zur Koordination der Digitalisierungsinitiativen und der Mitarbeitenden im Digitalteam verankert das Digitalteam fest in der Gemeinde, sichert die Verantwortung für alle Digitalisierungsinitiativen und entlastet die Pfarrperson.
Hintergrund
Dass sich jemand um Kirche und Gemeindehaus kümmert, dekoriert, reinigt und grundsätzlich verantwortlich ist, ist in vielen Gemeinden selbstverständliche Aufgabe der Mesner- bzw. Kirchnerfunktion. Die Aufgaben in der Koordinierung der digitalen Aktivitäten einer Gemeinde sowie der Mitarbeitenden in den unterschiedlichen Bereichen können den Umfang einer ehrenamtlichen Tätigkeit oder ggf. sogar einer Nebentätigkeit ausfüllen.
Vorgehen und Werkzeuge
Suche nach einer geeigneten Person über folgende Ausschreibungskanäle:
Beschreibung der Tätigkeit und Person:
Aufgabenbeschreibung:
Ansprechperson z.B. für:
Kompetenz:
Fragestellungen
Erfahrungen der konkreten Umsetzung aus Gemeinden
Eine Ausschreibung könnte zum Beispiel so aussehen:
) + J
) + K
) + G
) + O
) + V
) + Y
