Eine moderne Verwaltung erfordert digitale Prozesse, die eine bruchfreie Zusammenarbeit über alle Ebenen kirchlichen Verwaltungshandelns ermöglichen. Erforderlich hierfür sind u.a. einheitlich verfügbare oder über geeignete Schnittstellen miteinander verbundene IT-Anwendungen. Erst durch gemeinsame Standards können schlanke, automatisierte Verfahrensabläufe realisiert werden. Im Zielbild steht eine einheitliche IT-Systemlandschaft für die gesamte Landeskirche bei einer reduzierten Vielfalt, ausgerichtet an den Bedarfen der Nutzerschaft und der Leistungsfähigkeit der Landeskirche.
Das Teilprojekt Digitale Infrastruktur bündelt alle Maßnahmen, die sich mit der Bereitstellung entsprechender Softwarelösungen für die Prozesse der Finanz-, Personal- und Bauverwaltung sowie der allgemeinen Zusammenarbeit befassen.
Anbindung an den IT-Verbund nach definierten Standards: Anbindung der regionalen Verwaltungen und der kirchlichen Körperschaften soweit sie Schnittstellen zur regionalen Verwaltung aufweisen an die Informationstechnologie (Infrastruktur/Anwendungen/Support) des Oberkirchenrats,
Kommunikation und Zusammenarbeit: Einführung von Microsoft Teams als zentrale Plattform für die interne sowie standort- und bereichsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit. Schaffung der Voraussetzungen für einen effizienten Betrieb durch Ausstattung aller in der regionalen Verwaltung beschäftigten Hauptamtlichen mit sicheren elkw-Adressen, die Migration auf Exchange Online und SharePoint Online sowie die Bereitstellung weiterer Anwendungen aus dem M365 Universum.
Dokumentenmanagementsystem in den Regionalverwaltungen: Einführung von Fachverfahren für Dokumentenmanagement und von regelbasierten Verwaltungsabläufen (DOXiS) als Vollversion (webCube) in der regionalen Verwaltung. Dies ermöglicht und vereinfacht der regionalen Verwaltung den direkten Austausch und die digitale Zusammenarbeit mit dem Oberkirchenrat.
Applikationen aus dem Bereich der Personalverwaltung: Da DOXiS eine revisionssichere Ablage bietet, ist dieses System auch für die Personalaktenführung durch die regionale Verwaltung geeignet. Die Kirchengemeinden und Kirchenbezirke bekommen über den iRoom jederzeit und uneingeschränkt Zugriff auf die Akten des bei ihnen beschäftigten Personals. Darüber hinaus werden den Regionalverwaltungen die Anwendungen DEKO für die digitale Entgeltkontrolle, U+F für die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung sowie KIDICAP Travel für die Abrechnung von Dienstreisen zur Verfügung gestellt.
Softwareoptimierung im Bereich Immobilienwirtschaft: Neben Fachanwendungen der Immobilienwirtschaft bietet DOXiS die Möglichkeit zur Führung digitaler Bauakten.
Rechnungsworkflow NewSystem: Verbunden mit der Einführung von DOXiS wird auch der weitere Rollout der Finanzsoftware Newsystem erleichtert und befördert, gerade auch wegen der damit vorhandenen revisionssicheren Ablagemöglichkeit. Für die Kirchengemeinden und Kirchenbezirke wird der elektronische Rechnungsworkflow etabliert.
Der Rollout der digitalen Infrastruktur erfolgt gestaffelt, um Belastungsspitzen in den ERVen nach Möglichkeit abzufedern. Als sogenannte Basisthemen werden die Einführung von DEKO, der Doxis-Personalakte sowie des digitalen Arbeitsplatzes vorweggenommen.
Hier erfahren Sie, wie wir bei der Einführung eines optimierten, digitalen Arbeitsplatzes vorgehen:
Ausgewählte Mitarbeitende aus den ERVen, sogenannte Umsetzungsbegleiter, entwickeln in einer Reihe von Workshops eine digitale Arbeitsumgebung mit dazu passenden neuen Arbeitsweisen. So wird für die jeweilige ERV eine den individuellen Anforderungen entsprechende Arbeitsumgebung von Menschen aus der ERV umgesetzt. Die Umsetzungsbegleiter durchlaufen dabei ein modulares, individuell gestaltbares Vorgehensmodell mit Pflicht- und Wahlmodulen. Es geht dabei um mehr als das Erlernen von Tools. Wir fördern den zielgerichteten Einsatz digitaler Technik, um Kommunikation und Zusammenarbeit zu stärken. Ziel ist es auch, eine einheitliche Arbeitsweise zu schaffen, die räumliche Distanz zu überbrücken und Informationen zentral, strukturiert und transparent zur Verfügung zu stellen um so die Aufgabenerledigung zu vereinfachen.
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